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コンサルの現場から

コラムNo.220

『ISO文書化の目的は何か』


ISO9001の文書化で苦労している企業は多い。ある企業で文書化の診断をした。文書体系を三角形の構造化で示している。1次文書(品質マニュアル)、2次文書(社内ルールを、手順を決めた規定類)3次文書(具体的作業の手順示した文書)、4次文書(仕事の証拠の記録)の4階層で作成し、キャビネット1本にきちっと並べられていた。

文書のメンテナンス(改廃簿)を見せていただいた。2次文書、3次文書で見直しがされていないのがたくさんある。課長に聞いてみたら、この文書は現状とズレがあり、見直さなければならないと思っているが、「なかなか手が回らない」という。

それでは、この文書が必要とする目的は何か、なければ仕事がうまくできないのか聞いてみたら、答えは・・・・・、しかし、日常業務では特に不具合があるわけではないという。では、この文書はどのような意味があるのだろうか? さらに、詳しく見てみると、品質特性、工程パラメータに関する文書は改廃されているが、他の文書はされていない。

この会社におけるISO9001の運用と文書の体系化が整合取れていない。文書化の目的が何かが議論されずに、”マネ”した文書化になっている。ISOで要求される文書は顧客に安心感、信頼感を与えるために外部からしくみが見えることが必要である。

経験的に200名以下の規模の企業では、三角形にこだわらず、フラット型で作成するのがコツである。「仕事の質を向上させる目的」の「仕事のルール」を書いたものと「ものの質を維持向上させる目的」の「品質基準」2分類で整理することである。

ISO導入時、フラット型で作成すると品質マニュアル1冊(50枚前後)で1次、2次、3次文書がまとめられる。日常的に使用している品質特性、工程パラメータはそのまま使用する。その結果、短時間でISO導入が可能となる。運用時においては、文書に振り回されず、メンテナンスの工数が少なく、実利のあるISO9001にすることができる。


文・末広繁和
更新日:2006-04-18 12:19:06

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